INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (“RGPD”) - PROCEDURA DI WHISTLEBLOWING

Gentile Segnalante,

l’ICE Agenzia ti ringrazia per aver scelto di effettuare una segnalazione di whistleblowing. La tua privacy è importante per noi, e vogliamo assicurarti che i tuoi dati personali saranno trattati in conformità alle leggi sulla privacy applicabili. Questa informativa privacy fornisce informazioni sulle modalità di raccolta e utilizzo dei tuoi dati personali durante questa procedura. Ti chiediamo di leggerla attentamente prima di fornire qualsiasi informazione perché la trasparenza e la correttezza nei confronti di coloro che segnalano fatti e/o comportamenti potenzialmente inerenti alla disciplina di contrasto alla corruzione è parte fondante di questa Pubblica Amministrazione.

Titolare del Trattamento e Responsabile della Protezione dei dati personali

Il Titolare del trattamento dei dati è ICE - Agenzia per la promozione all’estero e l’internazionalizzazione delle imprese italiane, con sede in via Liszt, 21 – 00144 Roma, tel. 06 59921 (da ora in poi Agenzia ICE).

Il Responsabile della Protezione dei dati personali è contattabile al seguente indirizzo e-mail: privacy@ice.it.

Tipologia di Dati Personali Raccolti

Durante la procedura di whistleblowing, potremmo raccogliere i seguenti tipi di dati personali:

• nome, cognome e informazioni di contatto (ad esempio, indirizzo email o numero di telefono), se rivelate dal segnalante;
• informazioni sui fatti e circostanze oggetto della segnalazione di whistleblowing.

Finalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali è effettuato da ICE Agenzia nello svolgimento delle proprie attività connesse. I dati personali saranno oggetto di trattamento mediante strumenti informatici e non, per le seguenti finalità:

1. consentire la ricezione e gestione delle segnalazioni di whistleblowing nel caso in cui sia preferito utilizzare i canali di segnalazione per telefono, messaggistica o incontro di persona;
2. gestire le attività tecniche della piattaforma informatica di segnalazione nel caso in cui si sia preferito utilizzare questa modalità di segnalazione;
3. consentire l’accesso alla piattaforma di segnalazione whistleblowing;
4. valutare e ricercare elementi relativamente alla segnalazione di whistleblowing presentata;
5. mantenere l’anonimato;
6. comunicare eventuali aggiornamenti sulla segnalazione o richiedere ulteriori informazioni;
7. adempiere agli obblighi legali e regolamentari a cui ICE Agenzia è soggetta;
8. adempiere a ogni altro obbligo strettamente connesso alla normativa vigente in materia di whistleblowing e di prevenzione della corruzione.

Base Giuridica del Trattamento

Il trattamento dei i dati personali avviene sulla base delle seguenti basi giuridiche:

• interesse legittimo a:
  • rilevare eventuali violazioni delle norme o delle procedure amministrative interne;
  • identificare e prevenire tempestivamente situazioni di rischio o potenziali danni;
  • avviare procedure interne o esterne per verificare la fondatezza delle segnalazioni whistleblowing e adottare le azioni appropriate;
  • dimostrare la conformità di questa Amministrazione alle norme di trasparenza e responsabilità;
• adempimento di obblighi legali a cui ICE Agenzia è soggetta.

Condivisione dei Dati Personali

I dati personali raccolti durante la procedura di whistleblowing potranno essere condivisi con le seguenti categorie di destinatari:

• dipendenti formati, autorizzati e incaricati da ICE Agenzia, per valutare e raccogliere maggiori elementi sulla segnalazione;
• autorità competenti, se richiesto dalle leggi applicabili;
• altri soggetti terzi, se richiesto per proteggere i diritti e gli interessi legittimi dell’ICE Agenzia.

Nel caso di segnalazioni verbali o attraverso un incontro di persona, il personale ICE coinvolto è stato formalmente incaricato all'espletamento di tale attività e ha ricevuto una formazione idonea per svolgerla. Tutte le segnalazioni, in qualunque modalità rese, sono archiviate nella piattaforma informatica dedicata.

I dati personali potranno essere gestiti anche attraverso software online o servizi cloud, situati all’interno dell’Unione Europea, nel rispetto dei diritti e garanzie previste dal Regolamento Generale UE sulla protezione dei dati 2016/679 (RGPD).

Quale partner tecnico, l’Agenzia ICE ha provveduto a nominare Responsabile del trattamento dei dati personali la società:

Whistleblowing Solutions IS S.r.l.:

Viale Abruzzi 13/A - 20131 Milan – Italy

T: +39-02-87186005

F: +39-02-87162573

DPO: dpo@whistleblowingsolutions.it

La lista completa ed aggiornata di eventuali ulteriori Responsabili del trattamento è sempre disponibile su richiesta all’indirizzo e-mail: privacy@ice.it.

Trasferimento dei Dati al di Fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE)

Come sopra menzionato, i dati personali vengono trattati esclusivamente all'interno dello Spazio Economico Europeo, garantendo così la conformità alle normative sulla privacy e protezione dei dati stabilite dal GDPR.

In particolari casi, qualora la segnalazione di un potenziale condotta illecita, oggetto della procedura di whistleblowing, dovesse richiedere l’espletamento di attività al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), i dati personali raccolti potrebbero essere trasferiti e trattati in Paesi posti al di fuori dello SEE stesso. L’ICE Agenzia si impegna a garantire che tali trasferimenti avvengano in conformità alle leggi sulla privacy applicabili e che adeguate misure di protezione dei dati e di tutela del segnalante siano implementate secondo gli standard di riservatezza privacy e di sicurezza attualmente ritenuti più idonei.

Tempo di conservazione dei dati

I dati personali saranno conservati per un periodo congruo rispetto alle finalità di trattamento sopra riportate e nel rispetto di tutti gli obblighi di legge.

Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i propri diritti ed in particolare accedere ai propri dati personali, chiederne la rettifica o la limitazione, l’aggiornamento se incompleti o erronei, e la cancellazione se raccolti in violazione di legge, nonché opporsi al loro trattamento fatta salva l’esistenza di motivi legittimi da parte del Titolare. Ha altresì il diritto alla portabilità, ossia di ricevere i dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.

A tal fine è possibile rivolgersi al Titolare, oppure al Responsabile della protezione dei dati.

E’ prevista la possibilità di proporre reclamo all’Autorità di Controllo Italiana – Garante per la protezione dei dati personali - Piazza Venezia n. 11 - 00187 Roma

Per maggiori informazioni è possibile inviare una richiesta all’indirizzo e-mail: privacy@ice.it.

Nel caso la segnalazione dovesse risultare non formulata da una persona concretamente identificabile, sarà trattata, come previsto dal D. Lgs. 24 del 10/03/2023 e dalle successive Linee Guida ANAC, come segnalazione anonima e non godrà delle tutele garantite dalla procedura di whistleblowing, ma verrà in ogni caso esaminata secondo le procedure ispettive in vigore presso ICE Agenzia, per verificare la sussistenza degli illeciti descritti. Come previsto nelle Linee Guida ANAC sopra richiamate,  anche in caso di segnalazione anonima, saranno assicurate le tutele garantite al segnalante di una procedura di whistleblowing in caso fossero poste in essere misure “ritorsive”.

La presente informativa privacy potrà essere soggetta a modifiche o aggiornamenti nel caso in cui il quadro normativo o le linee guida dell'ANAC in materia dovessero cambiare in futuro. Ti invitiamo quindi a consultare periodicamente questa informativa per essere sempre aggiornato sulle eventuali modifiche.