Tokyo, 01/09/2023 Prot.: 0096085/23 P. Assoluto: 1401198
From : Ambasciata d’Italia – Sezione per la promozione commerciale
E-mail: tokyo@ice.it
Tel : 03-3475-1401
RICHIESTA DI PREVENTIVO
Oggetto: Incarico di Direttore dell’Esecuzione del contratto di allestimento per la mostra autonoma “Moda Italia & Shoes from Italy” – edizioni luglio 2024 e febbraio/luglio 2025-2026
La Sezione per la Promozione Commerciale dell’Ambasciata d’Italia in Giappone organizza due volte all’anno (febbraio e luglio) la mostra autonoma “Moda Italia & Shoes from Italy”. La mostra si sviluppa su uno spazio di circa 3.750 mq. netti, per un totale di circa 130 stand di diverse dimensioni: 6, 9, 12, 15 e 18mq.
L’edizione luglio 2024 la mostra si svolgerà presso BELLESALLE SHIBUYA GARDEN, invece le successive 4 edizioni avranno luogo presso SANKAKU HIROBA e SHINJUKU SUMITOMO HALL.
In attesa di ricevere le necessarie autorizzazioni dagli Uffici della Sede per la realizzazione dell’iniziativa, chiediamo di inviare la migliore offerta per la direzione esecutiva del contratto di allestimento in oggetto, secondo le specifiche tecniche riportate di seguito.
Nel caso le autorizzazioni alla realizzazione della mostra non arrivino in tempo utile per l’espletamento della gara europea, l’offerta verrà tenuta in considerazione per affidare l'incarico a partire dall'edizione di febbraio 2025.
SERVIZI RICHIESTI E CONDIZIONI DI FORNITURA
1. EDIZIONE LUGLIO 2024
1-1) Restyling del progetto e della grafica della mostra (valido solo per l’edizione luglio 2024);
1-2) Predisposizione e/o eventuale aggiornamento dei documenti relativi alla gara comunitaria in due lingue – italiano e inglese (Progetto, Capitolato Speciale, Relazione tecnica, Computo metrico) per la fornitura in locazione delle strutture di allestimento, arredamento e grafica, nonché dei servizi connessi relativi all’organizzazione dell’edizione di luglio 2024 della mostra in oggetto, ai sensi del D.Lgs. n. 36/2023 (entro un mese dal conferimento del presente incarico).
NB. Il testo inglese è una traduzione di cortesia del testo ufficiale italiano per eventuali offerenti stranieri partecipanti alla gara;
1-3) Eventuale assistenza alla predisposizione delle risposte alle richieste di chiarimenti ricevute dagli eventuali partecipanti alla gara;
2. EDIZIONI FEBBRAIO/LUGLIO 2025 E FEBBRAIO/LUGLIO 2026
2-1) Realizzazione del progetto e della grafica della mostra (valido per le edizioni febbraio/luglio 2025 e 2026;
2-2) Predisposizione e/o eventuale aggiornamento dei documenti relativi alla gara comunitaria in due lingue – italiano e inglese (Progetto, Capitolato Speciale, Relazione tecnica, Computo metrico) per la fornitura in locazione delle strutture di allestimento, arredamento e grafica, nonché dei servizi connessi relativi all’organizzazione delle quattro edizioni della mostra in oggetto, ai sensi del D.Lgs. n. 36/2023 (entro due mesi dal conferimento del presente incarico).
NB. Il testo inglese è una traduzione di cortesia del testo ufficiale italiano per eventuali offerenti stranieri partecipanti alla gara;
2-3) Eventuale assistenza alla predisposizione delle risposte alle richieste di chiarimenti ricevute dagli eventuali partecipanti alla gara;
3. TUTTE LE EDIZIONI
3-1) Elaborazione tecnica della planimetria generale della mostra con suddivisione dei singoli stand di 6, 9, 12, 15 e 18mq. (entro una settimana dalla ricezione degli elenchi espositori);
3-2) Elaborazione della “Scheda Tecnica” relativa all’allestimento degli stand e successiva raccolta della modulistica contenente le specifiche richieste di ogni singolo espositore;
3-3) Assistenza tecnica a tutte le aziende espositrici;
3-4) Supporto alla ditta allestitrice dalla fase di aggiudicazione della gara d’appalto fino alla realizzazione dell’allestimento;
3-5) Direzione dell’Esecuzione del contratto per la realizzazione dell’allestimento durante il montaggio, in base a quanto previsto dal capitolato e dal progetto relativamente alle strutture di allestimento e di arredo;
3-6) Presenza diretta o di un delegato appositamente nominato nei due giorni di allestimento e nei primi due giorni della mostra.
NB. Le spese di missione: volo A/R Italia-Giappone, alloggio, vitto e spese di trasporto in loco sono a carico del DEC.
Le Planimetrie delle location e le foto dell’allestimento delle edizioni precedenti sono disponibili al seguente link:
BELLESALLE SHIBUYA GARDEN
- Planimetria dettaglio hall/foyer
SANKAKU HIROBA + SHINJUKU SUMITOMO HALL
- SHINJUKU SUMITOMO HALL Planimetria
- SHINJUKU SUMITOMO HALL binario
MODALITÀ E TERMINE DI PRESENTAZIONE DEL PREVENTIVO
Nell’offerta va indicato il compenso totale richiesto per le voci elencate nel paragrafo “SERVIZI RICHIESTI E CONDIZIONI DI FORNITURA”, 1-1) – 1-3), 2-1) – 2-3) e 3-1) – 3-6).
L'offerta deve essere indicata in euro al netto del contributo IVA (22%) e INARCASSA (4%).
- Termine di presentazione del preventivo: 14 settembre 2023
- Modalità di presentazione del preventivo: inviare e-mail a tokyo@ice.it
- Il preventivo deve avere validità di almeno 6 mesi. Nell’eventualità di conferimento dell’incarico i servizi descritti nei commi 3-1) – 3-6) del paragrafo “SERVIZI RICHIESTI E CONDIZIONI DI FORNITURA” e le relative quotazioni saranno considerate valide per l’affidamento degli incarichi delle successive edizioni (febbraio/luglio 2025-2026) perché i medesimi per ciascuna edizione.
L’importo massimo a disposizione per l’incarico delle voci richieste è pari a € 25.000,00 al netto di IVA e/o di altre imposte e contributi di legge. Non saranno accettate offerte in aumento.
L’affidamento degli incarichi per i servizi 3-1) – 3-6) delle edizioni febbraio/luglio 2025-2026 è subordinato alle autorizzazioni necessarie di ICE Agenzia/MAECI e verrà definito per ciascuna edizione.
REQUISITI RICHIESTI
- Iscrizione all’Albo Fornitori dell’Ufficio di Tokyo entro la data di aggiudicazione dell’incarico. Per l’iscrizione: https://www.ice-tokyo.or.jp/new/albofornitori.
- Elenco delle precedenti esperienze (almeno una) nella predisposizione di documenti analoghi per gare europee. Copia della documentazione relativa ai precedenti incarichi dovrà essere inviata al momento dell’aggiudicazione.
- Curriculum Vitae
STIPULA DEL CONTRATTO
La Sezione per la Promozione Commerciale dell’Ambasciata d’Italia in Giappone procederà all’affidamento diretto in favore della società che avrà presentato il prezzo più basso.
La stipula del contratto sarà subordinata alla verifica dei requisiti di ordine generale. In base alla normativa italiana vigente questa Amministrazione può procedere ad effettuare controlli per verificare l’effettivo possesso dei requisiti generali e di quanto dichiarato all’atto di iscrizione nell’Albo Fornitori. In caso di dichiarazioni mendaci relative al possesso dei requisiti o ove questi dovessero risultare in difetto, la Sezione per la Promozione Commerciale dell’Ambasciata d’Italia in Giappone procederà con la risoluzione del contratto. In tal caso, la Sezione provvederà al pagamento del corrispettivo pattuito esclusivamente per la parte di prestazione già eseguita e nei limiti dell’utilità ricevuta, con l’applicazione di una penale in misura non inferiore al 10% del valore del contratto.
CONDIZIONI DI PAGAMENTO
L’emissione della fattura è subordinata al rilascio della verifica di regolare esecuzione da parte del Responsabile unico del procedimento da effettuarsi entro un termine non superiore a 7 giorni dalla conclusione della prestazione che sarà trasmessa alla società appaltatrice.
Intervenuta la regolare esecuzione, il prestatore del bene/servizio potrà procedere all'emissione della fattura. La fattura sarà pagata entro 30 gg. dal suo ricevimento.
PENALI
In caso di ritardo nell’esecuzione/consegna di quanto definito nel contratto verrà richiesta una penale pari all’1% del valore del contratto per ogni giorno di ritardo con un massimo del 10% del valore del contratto stesso, fermo restando il diritto della Sezione per la Promozione Commerciale dell’Ambasciata d’Italia in Giappone di annullare il contratto. La Sezione può richiedere, oltre all’ammontare della penale, il risarcimento dei danni. La totale mancata esecuzione/consegna di quanto definito nel contratto comporterà l’annullamento del contratto stesso e nessun importo verrà corrisposto, fermo restando i diritti conferiti dalle leggi giapponesi alla Sezione.
TRACCIABILITÀ DEI FLUSSI FINANZIARI
Il pagamento degli importi dovuti all’affidatario dovrà essere effettuato mediante bonifico bancario su conto corrente dedicato dichiarato in fase di iscrizione all’Albo Fornitori.
NORME DI COMPORTAMENTO DI COLLABORATORI E/O DIPENDENTI DELLA DITTA APPALTATRICE
Il fornitore si obbliga, nell’esecuzione del presente contratto, al rispetto del “Codice di Comportamento dei dipendenti dell’ICE Agenzia” (in italiano), “Code of conduct for ICE – Agency employees” (in Inglese) adottato dall’ICE-Agenzia, disponibile sul sito internet www.ice.gov.it – sezione “Amministrazione Trasparente” -> “Disposizioni generali” -> “Atti generali” -> “CODICE DISCIPLINARE E DI COMPORTAMENTO”. La violazione degli obblighi di cui al Codice di comportamento dà facoltà alla Sezione per la Promozione Commerciale dell’Ambasciata d’Italia in Giappone di procedere alla risoluzione del contratto.
SEGNALAZIONE DI ILLECITI
L’ICE-Agenzia si impegna a tutelare - nel rispetto della normativa sul whistleblowing – coloro che segnalano violazioni di disposizioni normative che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Amministrazione e di cui sono venute a conoscenza nel contesto lavorativo. Le segnalazioni sono gestite mediante un applicativo informatico, che garantisce la totale riservatezza, raggiungibile dal link alla sezione "Whistleblowing" sulla Home Page del sito istituzionale dell'ICE-Agenzia.
Per qualsiasi ulteriore informazione preghiamo di contattare la Sezione per la Promozione Commerciale dell’Ambasciata d’Italia in Giappone (tokyo@ice.it) cortese attenzione Dr.ssa Edith Petrucci – Vice Direttore dell’Ufficio.
Erica Di Giovancarlo
Head of the Trade Promotion Section
Embassy of Italy
