Agenzia ICE
Italian Trade & Investment Agency

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (“RGPD”)

Al fine di garantire che il trattamento sia effettuato conformemente al Regolamento, l’Agenzia ICE, in qualità di Titolare del trattamento, rende agli interessati la seguente informativa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento, dando evidenza delle informazioni riguardanti il trattamento dei dati personali.

Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei dati personali

Nell’ambito della specifica attività cui sta aderendo, sono previsti due distinti Titolari Autonomi del Trattamento:

• ICE - Agenzia per la promozione all’estero e l’internazionalizzazione delle imprese italiane, con sede legale in via Liszt, 21 – 00144 Roma, Tel.06 59921 (da ora in poi “ICE Agenzia” o anche Titolare del trattamento”). Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD), designato dal Titolare per assolvere alle funzioni previste dal Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali, è raggiungibile al recapito email: privacy@ice.it;
• Segretariato Esecutivo dell’Iniziativa Centro Europea (InCE), con sede a Trieste (Via Genova, 9 – 34121). Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD), designato dal Titolare per assolvere alle funzioni previste dal Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali, è raggiungibile al recapito email: press@cei.int

Finalità del trattamento e base giuridica

I Titolari trattano i Suoi dati personali per consentirLe la registrazione e la partecipazione alla Presentazione Fondo InCE BERS, nonché per la gestione amministrativa, organizzativa, logistica, tecnica e comunicativa dell’Evento e delle attività ad esso connesse. I dati sono trattati da ICE Agenzia per finalità di esecuzione dei propri compiti istituzionali e di interesse pubblico, per gli adempimenti previsti da norme di legge o di regolamento, nonché per consentire un’efficace comunicazione istituzionale relativa all’iniziativa.

Il trattamento si fonda sulle seguenti basi giuridiche: (i) il trattamento è necessario per l’esercizio di attività di pubblico interesse svolte dal Titolare art. 6 co. 1 lettera “e”; (ii) Il trattamento è necessario per adempiere obblighi giuridici a cui è soggetto il titolare del trattamento, ad esempio adempimento di obblighi di legge (contabili, fiscali), regolamento e contratto, esecuzione di provvedimenti dell’autorità giudiziaria o amministrativa (art. 6 par. 1 lettera “c”); (iii) Il trattamento è necessario ai fini della stipula e dell’esecuzione del contratto, ovvero ai fini dell’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6 punto 1 lettera “b”).

Per quanto riguarda il Segretariato Esecutivo dell’InCE, i dati potranno essere trattati per le finalità connesse alla registrazione e alla fruizione dei servizi o attività richiesti dall’interessato, alla gestione tecnica e amministrativa dell’Evento, alla tenuta di elenchi anagrafici e organizzativi, alla gestione contabile, amministrativa e, ove applicabile, di fatturazione, all’adempimento di obblighi normativi, alla gestione delle comunicazioni connesse all’iniziativa e allo svolgimento di attività statistiche compatibili con il RGPD. Per il Segretariato Esecutivo dell’InCE, a seconda delle concrete operazioni di trattamento, le basi giuridiche potranno essere l’esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali richieste dall’interessato, l’adempimento di obblighi giuridici e, per le attività facoltative, il consenso dell’interessato.

Inoltre, qualora di suo interesse e come dettagliato di seguito nel paragrafo “Finalità non obbligatorie”, i dati personali confluiti nella Banca Dati Centrale (BDC) dell’ICE Agenzia potranno inoltre essere utilizzati nell’ambito della propria attività istituzionale e dunque per promuovere e sviluppare il commercio del suo prodotto e/o servizio all’estero, come previsto dell’art. 14, comma 20, D.L.98/11 convertito in L.111/11 come sostituito dall’art. 22 c. 6 D.L. 201/11 convertito in L.214/11 e modificato dall'art.2 cc. 6 e 7 del D.L. 104/2019 convertito dalla L.132/2019. I suoi dati potranno, quindi, essere utilizzati da ICE Agenzia per l’invio di proposte di partecipazione ad altre iniziative organizzate dal Titolare quali fiere, workshop, seminari, corsi di formazione, attività di business matching e utilizzati per proporre la rilevazione della customer satisfaction ed effettuare altri sondaggi attinenti alle attività istituzionale e di pubblico interesse.

Responsabile del trattamento

Nello svolgimento della propria attività, l’ICE Agenzia, ove necessario, si riserva il diritto di comunicare i Suoi dati a terzi che assumeranno lo status di Responsabili del trattamento. Ha il diritto di richiedere l'elenco completo delle terze parti scrivendo a privacy@ice.it

INOLTRE

Nello svolgimento della propria attività, il Segretariato Esecutivo dell’Iniziativa Centro Europea (InCE), ove necessario, per esigenze tecniche, operative o per adempiere obblighi di legge, si riserva il diritto di comunicare i Suoi dati a terzi che assumeranno lo status di Responsabili del trattamento. Ha il diritto di richiedere l'elenco completo delle terze parti scrivendo a: press@cei.int

Modalità del trattamento

ICE Agenzia tratta i dati personali nel rispetto dei principi previsti dal Regolamento, vincolando il trattamento ai principi di correttezza, di liceità e trasparenza, per finalità esplicite e legittime connesse agli adempimenti di legge, alle finalità istituzionali, e alle attività amministrative ad esse strumentali. Vengono trattati solamente i dati personali adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono raccolti e trattati.

I dati sono trattati da personale di ICE Agenzia, adeguatamente istruiti che operano in qualità di personale autorizzato al trattamento del dato, o da eventuali persone autorizzate per occasionali operazioni di manutenzione dei sistemi, delle applicazioni e dei dati necessari ai servizi del portale.

Il trattamento avviene in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, mediante l’utilizzo di strumenti automatizzati, compresa la riservatezza e la protezione, attraverso misure tecnico organizzative volte a prevenire la perdita dei dati, gli usi illeciti o non corretti e gli accessi non autorizzati.

Il trattamento potrà avvenire sia con modalità manuali sia mediante strumenti elettronici o automatizzati, adottando misure di sicurezza adeguate agli standard tecnologici attuali, alla natura dei dati trattati e ai rischi connessi. Anche il personale e gli eventuali soggetti incaricati dal Segretariato Esecutivo dell’InCE tratteranno i dati nei limiti delle rispettive attribuzioni, previa autorizzazione o istruzione e nel rispetto degli obblighi in materia di protezione dei dati personali.

I dati non saranno utilizzati per finalità diverse e ulteriori rispetto a quelle descritte nella presente informativa, se non informandola preventivamente.

Dati obbligatori

I suoi dati personali sono trattati al fine di consentirle la partecipazione all’Evento organizzato da Agenzia ICE e i suoi partner nell’Evento stesso.

Nei limiti delle finalità e delle modalità descritte nella presente informativa, potranno essere trattate le seguenti categorie di dati come identificativi personali (per es. nome, cognome, codice fiscale), contatti telefonici, indirizzi e-mail.

In caso di mancato conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori, non sarà possibile perfezionare l’adesione o la registrazione all’Evento, erogare i servizi richiesti o adempiere agli obblighi connessi. Il mancato consenso alle finalità facoltative non pregiudica la partecipazione all’Evento e comporta soltanto l’assenza dei relativi trattamenti ulteriori.

I Suoi dati personali saranno gestiti anche attraverso software online o servizi cloud, situati all’interno dell’Unione Europea, nel rispetto dei diritti e garanzie previste dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 (RGPD).

Salvo diversa e preventiva informazione all’interessato e ricorrenza di idoneo presupposto giuridico, i dati personali saranno conservati su sistemi o servizi localizzati nell’Unione Europea o nello Spazio Economico Europeo; non sono previsti trasferimenti verso Paesi terzi per la gestione ordinaria dell’Evento.

Saranno altresì trattati dati di servizio quali informazioni relative al traffico telematico dei servizi audio e videoconferenza per la gestione alla partecipazione all’Evento. Nel corso dell’Evento potranno essere effettuate riprese audiovisive e fotografie anche del pubblico partecipante. Le immagini/registrazioni potranno essere utilizzate e diffuse, per finalità di documentazione e comunicazione istituzionale dell’iniziativa e delle attività collegate al Fondo InCE, da Agenzia ICE e dal Segretariato Esecutivo InCE, sui rispettivi canali istituzionali (es. siti web, comunicati stampa, pubblicazioni, newsletter e canali social) nonché, ove pertinente, tramite media/partner editoriali. I servizi foto/video potranno essere svolti da fornitori appositamente incaricati quali Responsabili del trattamento.

Il consenso è facoltativo e revocabile. In caso di mancato consenso, Agenzia ICE e il Segretariato Esecutivo dell’InCE si adopereranno, per quanto ragionevolmente possibile e tenuto conto delle modalità organizzative dell’Evento, a evitare riprese/immagini individualizzanti del partecipante (es. primi piani). Resta inteso che potranno essere effettuate riprese di contesto dell’Evento (inquadrature ampie della sala) nelle quali la presenza dei partecipanti non risulti il focus principale.

La comunicazione dei dati tra i due titolari (Agenzia ICE da/a Segretariato Esecutivo dell’InCE) per la gestione dell’adesione e dell’Evento potrà comportare il trasferimento dei suoi dati ad altri soggetti (location/servizi di accoglienza e sicurezza, fornitori tecnici e organizzativi, piattaforme/strumenti utilizzati per la gestione delle adesioni, fornitori di servizi foto/video) esclusivamente al fine di assicurare la migliore riuscita dell’Evento o per adempiere a compiti di interesse pubblico e specifici obblighi di legge. Gli altri soggetti individuati opereranno come Responsabili autonomi del trattamento. Non è previsto il trasferimento di dati extra SEE.

Finalità non obbligatorie

Il conferimento dei dati per finalità non obbligatorie è finalizzato esclusivamente alla possibilità di offrirle un servizio maggiormente personalizzato. I dati conferiti confluiscono altresì nella Banca Dati Centrale dell’Agenzia ICE, che potrà utilizzarli nell’ambito della propria attività istituzionale e dunque per promuovere e sviluppare il commercio del suo prodotto e/o servizio all’estero, come previsto dell’art. 14, comma 20, D.L.98/11 convertito in L.111/11 come sostituito dall’art.22 c. 6 D.L. 201/11 convertito in L.214/11 e modificato dall’art.2 cc. 6 e 7 del D.L. 104/2019 convertito dalla L. 132/2019, nel rispetto delle disposizioni di cui agli artt. 13 e seguenti del Regolamento UE 2016/679 sulla tutela dei dati personali delle persone fisiche, come richiamate dall'art. 4 del citato Regolamento.

I suoi dati potranno quindi essere anche utilizzati per:

- l’invio di proposte di partecipazione ad altre iniziative organizzate dall’Agenzia ICE quali fiere, workshop, seminari, corsi di formazione, ecc…;

- rilevare la customer satisfaction;

- effettuare sondaggi attinenti alle attività istituzionali e di pubblico interesse dell’Agenzia ICE;

- attività di business matchmaking.

Il trattamento avverrà con modalità cartacee e/o informatizzate.

Con riferimento alle comunicazioni facoltative di natura informativa o promozionale eventualmente inviate da ICE Agenzia o dal Segretariato Esecutivo dell’InCE, l’interessato potrà opporsi al trattamento o revocare il consenso in qualsiasi momento, utilizzando le istruzioni di disiscrizione presenti nelle comunicazioni ricevute oppure scrivendo ai recapiti indicati nella presente informativa.

Periodo di conservazione dei dati

I dati personali contrassegnati come obbligatori saranno conservati per un periodo di tempo non superiore al conseguimento delle finalità o in base alle scadenze previste dalle norme di legge. Essi potranno essere conservati per periodi più lunghi a condizione che siano trattati esclusivamente ai fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica e storica o ai fini statistici fatta salva l’attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate richieste dal presente Regolamento a tutela dei diritti e delle libertà dell’interessato.

I dati personali per finalità non obbligatorie saranno conservati per dieci anni.

Per il Segretariato Esecutivo dell’InCE, i dati connessi alla partecipazione all’Evento e all’esecuzione delle attività richieste saranno conservati per il tempo necessario alla gestione dell’iniziativa e, successivamente, per il tempo richiesto dall’adempimento di obblighi contrattuali, amministrativi, contabili, fiscali o di legge, nonché, nei limiti applicabili, per il periodo necessario all’accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Diritti dell’interessato

Le ricordiamo, inoltre, che potrà esercitare in qualunque momento i diritti di cui all’articolo 15 e ss. del Reg. UE 2016/679.
Per ogni informazione è possibile rivolgersi al Titolare del trattamento: Agenzia-ICE, Via Liszt 21, 00144 Roma, o al responsabile dell’Ufficio organizzatore dell’iniziativa riportato nella presente comunicazione della Sede di Roma, o al Responsabile della Protezione Dati al seguente indirizzo email: privacy@ice.it.

In particolare, l’interessato potrà chiedere l’accesso ai dati personali e alle informazioni sul trattamento; la rettifica o integrazione dei dati inesatti; la cancellazione, nei casi previsti dal RGPD; la limitazione del trattamento; la portabilità dei dati, ove il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati e sia fondato sul consenso o su un rapporto contrattuale; l’opposizione al trattamento, inclusi i trattamenti per comunicazioni facoltative o promozionali; nonché la revoca del consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca. Resta fermo il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

La presente informativa potrà essere integrata con ulteriori indicazioni, anche in considerazione delle modifiche normative e/o dei provvedimenti del Comitato europeo per la protezione dei dati personali (EDPB) e dell’Autorità Garante Nazionale. La versione aggiornata dell’informativa è comunque sempre consultabile online all’indirizzo: https://www.ice.it/privacy

⃝ Presa visione dell’informativa, AUTORIZZO ICE Agenzia al trattamento dei dati anche per tutte le finalità non obbligatorie sopra indicate

⃝ Presa visione dell’informativa, NON AUTORIZZO ICE Agenzia al trattamento dei dati anche per tutte le finalità non obbligatorie sopra indicate