Agenzia ICE
Italian Trade & Investment Agency

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ART. 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (“RGPD”)

Per garantire che il trattamento dei dati personali avvenga in conformità al Regolamento UE 2016/679, l’Agenzia ICE, in qualità di Titolare del trattamento, fornisce agli interessati la presente informativa ai sensi degli articoli 13 e 14 del GDPR. In essa sono illustrate le modalità di trattamento dei dati personali, i quali potranno essere eventualmente trasferiti, laddove necessario, esclusivamente ai partner istituzionali e operativi (italiani o esteri) coinvolti nell’evento al quale partecipa. Tali partner, in qualità di autonomi titolari del trattamento, provvederanno a fornire le proprie informative conformi al GDPR. I diritti dell’interessato previsti dagli articoli 15 e seguenti del Regolamento UE 2016/679 potranno essere esercitati direttamente nei confronti dei suddetti partner.

Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei dati personali
Il Titolare del trattamento dei Suoi dati è ICE - Agenzia per la promozione all’estero e l’internazionalizzazione delle imprese italiane, con sede legale in via Liszt, 21 – 00144 Roma, Tel.06 59921 (da ora in poi “ICE Agenzia” o anche Titolare del trattamento”). Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD), designato dal Titolare per assolvere alle funzioni previste dal Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali, è raggiungibile al recapito email: privacy@ice.it

Tipologia dei dati
Nei limiti delle finalità e delle modalità descritte nella presente informativa, potranno essere trattati le seguenti categorie di dati come identificativi personali (per es. nome, cognome, codice fiscale), contatti telefonici, indirizzi e-mail.

I Suoi dati personali saranno gestiti anche attraverso software online o servizi cloud, situati all’interno dell’Unione Europea, nel rispetto dei diritti e garanzie previste dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 (RGPD).

Si informa inoltre che, in caso di sua adesione al presente evento e qualora ricorrano necessità operative, ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. b del Regolamento Europeo 679 del 2016, i suoi dati personali potranno essere trasferiti anche al di fuori dell’UE e del relativo ambito di garanzia e di applicazione del suddetto Regolamento Europeo.

Finalità del trattamento e base giuridica
I dati sono trattati da ICE Agenzia per finalità di esecuzione dei propri compiti istituzionali e di interesse pubblico, per gli adempimenti previsti da norme di legge o di regolamento, nonché per consentire un’efficace comunicazione istituzionale. Inoltre utilizziamo i Suoi dati personali per consentirle di usufruire dei servizi di assistenza ed informazione on line e delle funzionalità del portale istituzionale offerte attraverso la registrazione all’Area clienti.
Il trattamento si fonda sulle seguenti basi giuridiche: (i) il trattamento è necessario per l’esercizio di attività di pubblico interesse svolte dal Titolare art. 6 co. 1 lettera “e”; (ii) Il trattamento è necessario per adempiere obblighi giuridici a cui è soggetto il titolare del trattamento, ad esempio adempimento di obblighi di legge (contabili, fiscali), regolamento e contratto, esecuzione di provvedimenti dell’autorità giudiziaria o amministrativa (art. 6 par. 1 lettera “c”); (iii) Il trattamento è necessario ai fini della stipula e dell’esecuzione del contratto, ovvero ai fini dell’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6 punto 1 lettera “b”).

Tutte le attività previste per la realizzazione dello specifico evento a cui si aderisce – incluso, ove richiesto dall’azienda partecipante, il business matchmaking e la customer satisfaction relativa all’evento – sono da considerarsi necessarie e pertanto obbligatorie ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR, in quanto parte integrante dell’esecuzione del rapporto contrattuale.

Come dettagliato di seguito nel paragrafo “Finalità non obbligatorie”, i dati personali confluiti nella Banca Dati Centrale (BDC) dell’Agenzia ICE potranno inoltre essere utilizzati nell’ambito della propria attività istituzionale e dunque per promuovere e sviluppare il commercio del suo prodotto e/o servizio all’estero, come previsto dell’art. 14, comma 20, D.L.98/11 convertito in L.111/11 come sostituito dall’art. 22 c. 6 D.L. 201/11 convertito in L.214/11 e modificato dall'art.2 cc. 6 e 7 del D.L. 104/2019 convertito dalla L.132/2019.
I suoi dati potranno, quindi, essere utilizzati per l’invio di proposte di partecipazione ad altre iniziative organizzate dal Titolare quali fiere, workshop, seminari, corsi di formazione, attività di business matching e utilizzati per proporre la rilevazione della customer satisfaction ed effettuare altri sondaggi attinenti alle attività istituzionale e di pubblico interesse.

Eventuali Titolari Autonomi / Contitolari
La informiamo che l’ICE Agenzia comunicherà ai partner istituzionali, co-organizzatori dell'evento in oggetto, che li tratterà in qualità di autonomo titolare mediante l’utilizzo di procedure prevalentemente informatizzate ed esclusivamente per finalità inerenti all’organizzazione e allo svolgimento dell’evento stesso, nonché per adempiere agli obblighi di legge e regolamentari nazionali, europei e/o del Paese ospitante l’evento, nonché alle disposizioni impartite dalle Autorità a ciò legittimate. Tale condivisione si basa sul legittimo interesse dei Partner a conoscere gli interessati iscritti e che partecipano all’evento e a svolgere le conseguenti attività di natura organizzativa; pertanto, ai sensi e per gli effetti dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR, essa non necessita del consenso dell’interessato. In ogni caso, all’interessato è riconosciuto il diritto di opporsi, in qualsiasi momento, alla condivisione dei propri dati personali con i Partner. Per maggiori informazioni sul trattamento dei dati personali da parte dei Partner e per l’esercizio dei diritti dell’interessato, contattare: europa.africa@ice.it


Responsabili del trattamento
Nello svolgimento della propria attività, l’ICE Agenzia, ove necessario, si riserva il diritto di comunicare i Suoi dati a terzi (partner operativi sia italiani che esteri) che assumeranno lo status di Responsabili del trattamento. Ha il diritto di richiedere l'elenco completo dei Responsabili del Trattamento scrivendo a direzione.rete.estera@ice.it o a privacy@ice.it

Modalità del trattamento
ICE Agenzia tratta i dati personali nel rispetto dei principi previsti dal Regolamento, vincolando il trattamento ai principi di correttezza, di liceità e trasparenza, per finalità esplicite e legittime connesse agli adempimenti di legge, alle finalità istituzionali, e alle attività amministrative ad esse strumentali. Vengono trattati solamente i dati personali adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono raccolti e trattati.
I dati sono trattati da personale di ICE Agenzia, adeguatamente istruiti che operano in qualità di personale autorizzato al trattamento del dato, o da eventuali persone autorizzate per occasionali operazioni di manutenzione dei sistemi, delle applicazioni e dei dati necessari ai servizi del portale.
Il trattamento avviene in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, mediante l’utilizzo di strumenti automatizzati, compresa la riservatezza e la protezione, attraverso misure tecnico organizzative volte a prevenire la perdita dei dati, gli usi illeciti o non corretti e gli accessi non autorizzati.
I dati non saranno utilizzati per finalità diverse e ulteriori rispetto a quelle descritte nella presente informativa, se non informandola preventivamente.

Finalità non obbligatorie
L’utilizzo dei dati personali per finalità non obbligatorie è teso esclusivamente alla possibilità di offrirle un servizio maggiormente personalizzato. I dati conferiti confluiscono altresì nella Banca Dati Centrale dell’Agenzia ICE, che potrà utilizzarli nell’ambito della propria attività istituzionale e dunque per promuovere e sviluppare il commercio del suo prodotto e/o servizio all’estero, come previsto dell’art. 14, comma 20, D.L.98/11 convertito in L.111/11 come sostituito dall’art.22 c. 6 D.L. 201/11 convertito in L.214/11 e modificato dall’art.2 cc. 6 e 7 del D.L. 104/2019 convertito dalla L. 132/2019, nel rispetto delle disposizioni di cui agli artt. 13 e seguenti del Regolamento UE 2016/679 sulla tutela dei dati personali delle persone fisiche, come richiamate dall'art. 4 del citato Regolamento.
I suoi dati potranno quindi essere anche utilizzati per:
- l’invio di proposte di partecipazione ad altre iniziative organizzate dall’Agenzia ICE quali fiere, workshop, seminari, corsi di formazione, ecc…;
- per rilevare la customer satisfaction complessiva sulle attività organizzate da Agenzia ICE;
- effettuare sondaggi attinenti alle attività istituzionali e di pubblico interesse dell’Agenzia ICE;
- attività di business matchmaking per eventuali ulteriori attività organizzate da Agenzia ICE;
Il trattamento avverrà con modalità cartacee e/o informatizzate.

Condivisione dei dati personali con altri partecipanti (italiani ed esteri) all'evento
Qualora l’interessato esprima di seguito il proprio consenso esplicito, l’Agenzia ICE potrà condividere i dati personali di contatto (nome, cognome, qualifica, indirizzo e-mail e numero di telefono) con gli altri partecipanti all'evento, italiani ed esteri, esclusivamente per agevolare le attività di networking e lo scambio di contatti professionali connessi all’evento. In assenza di tale consenso, i dati non saranno comunicati ad altri partecipanti e resteranno utilizzati dal Titolare del trattamento solo per le ulteriori finalità indicate nella presente informativa.

Periodo di conservazione dei dati
I dati personali contrassegnati come obbligatori saranno conservati per un periodo di tempo non superiore al conseguimento delle finalità o in base alle scadenze previste dalle norme di legge. Essi potranno essere conservati per periodi più lunghi a condizione che siano trattati esclusivamente ai fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica e storica o ai fini statistici fatta salva l’attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate richieste dal presente Regolamento a tutela dei diritti e delle libertà dell’interessato.
I dati personali, anche per finalità non obbligatorie, saranno conservati per dieci anni.

Diritti dell’interessato
Le ricordiamo, inoltre, che potrà esercitare in qualunque momento i diritti di cui all’articolo 15 e ss. del Reg. UE 2016/679.
Per ogni informazione è possibile rivolgersi al Titolare del trattamento: Agenzia-ICE, Via Liszt 21, 00144 Roma, o al responsabile dell’Ufficio organizzatore dell’iniziativa direzione.rete.estera@ice.it o al Responsabile della Protezione Dati al seguente indirizzo email: privacy@ice.it.

La presente informativa potrà essere integrata con ulteriori indicazioni, anche in considerazione delle modifiche normative e/o dei provvedimenti del Comitato europeo per la protezione dei dati personali (EDPB) e dell’Autorità Garante Nazionale. La versione aggiornata dell’informativa è comunque sempre consultabile online all’indirizzo: https://www.ice.it/privacy