TOKYO, Giappone
PARTECIPAZIONE COLLETTIVA AL PADIGLIONE NAZIONALE A FOODEX JAPAN 2027
Partecipazione collettiva a fiere
FOODEX
Modalità di adesione
L'adesione avverrà in fasi distinte:
1) registrarsi all’Area Clienti del sito ICE (qualora l’azienda non sia già iscritta) a questo link: www.ice.it/it/area-clienti/login
2) effettuare la richiesta di adesione compilando il Modulo di Adesione Online, cliccando sull'apposito tasto "PER ADERIRE CLICCA QUI" che comparirà al momento dell'apertura delle iscrizioni in alto a destra della pagina del sito. Il modulo sarà attivo fino al 06 LUGLIO 2026. A conclusione della compilazione, si riceverà in automatico una e-mail noreply di conferma con la Scheda di Adesione pre-compilata e i relativi allegati. La documentazione andrà firmata digitalmente o stampata, compilata, firmata dal legale rappresentante o rappresentante dell’impresa e datata ove richiesto;
3) inviare esclusivamente via PEC dal giorno 07 LUGLIO 2026 a partire dalle ore 09.00 ed entro il giorno 9 LUGLIO 2026 , la Scheda stampata, timbrata e firmata dal Legale Rappresentante dell'azienda, unitamente agli allegati.
La domanda dovrà essere inviata esclusivamente via PEC ED IN UN UNIFICO FILE PDF. Non sarà possibile processare domande con allegati multipli o in formati diversi dal PDF.
Il file deve essere inviato solo all'indirizzo PEC: foodex.japan@cert.ice.it specificando nell'oggetto: Partecipazione collettiva a FOODEX JAPAN 2027 – (ragione sociale azienda).
Attenzione: A partire dal 1° gennaio 2026, nel caso di invii multipli di domande di ammissione via PEC, verrà considerata VALIDA SOLTANTO L’ULTIMA PEC PERVENUTA, che annulla e sostituisce le precedenti.
ATTENZIONE: LE DOMANDE PERVENUTE PRIMA O DOPO IL PERIODO DI APERTURA DELLE ADESIONI NON SARANNO CONSIDERATE VALIDE.
Nota bene: la sola registrazione online non costituisce una domanda di adesione né garantisce l'inserimento in graduatoria. L'assegnazione degli stand avverrà in base al criterio cronologico di arrivo delle domande, fino a esaurimento dei posti disponibili. A tal fine, faranno fede esclusivamente la data e l'ora di ricezione della PEC contenente la Scheda di adesione. Non saranno in alcun modo accettate schede inviate prima dell'orario di apertura ufficiale.
Si ricorda che i documenti che dovranno essere FIRMATI DIGITALMENTE oppure STAMPATI, TIMBRATI e FIRMATI a cura del legale rappresentante o rappresentante dell’impresa sono i seguenti:
- Modulo di partecipazione compilato;
- Regolamento generale per la partecipazione alle iniziative dell'Agenzia ICE;
- Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà.
Non sarà possibile processare domande con allegati multipli o in formati diversi dal PDF.
La partecipazione all'evento sarà confermata attraverso invio all'azienda di una LETTERA DI AMMISSIONE che sarà inviata tramite PEC dopo l'acquisizione delle schede pervenute, i controlli amministrativi e la redazione della graduatoria.
ATTENZIONE: L'iter di verifica delle schede di adesione pervenute si concluderà verso la fine di agosto / prima settimana di settembre p.v.
PARTECIPAZIONE IN FORMA AUTONOMA
È possibile esporre alla FOODEX JAPAN 2027 in forma autonoma, al di fuori del padiglione italiano presso le aree tematiche/merceologiche, dove saranno presenti i singoli espositori. Le principali aree merceologiche sono: Agricultural Food; Beverage; Chilled Food; Condiments/Seasoning; Food x AI; Processed Food; Foodex Wine; Frozen; Halal-Vegan-Kosher; Helathcare; Meat; Organic; Plant Based-Alternative Food; Publication/Consultant; Seafood; Sweets & Snacks; World Food.
La domanda di adesione va inviata direttamente all'organizzatore della fiera - JMA - tramite il form online. Tutti i dettagli per la partecipazione in forma autonoma (condizioni, costi, etc.) sono disponibili sul sito della fiera https://www.jma.or.jp/foodex/en/exhibit/index.html. Il modulo base da ca. 9 mq include: area nuda, pareti divisorie, allaccio elettrico (presa e consumo non incluso). Non sono inclusi arredi e grafica. Si precisa inoltre che nella partecipazione in forma autonoma non sono previsti i servizi e l'assistenza ICE elencati al paragrafo "Offerta ICE" della presente circolare. In caso di partecipazione in forma autonoma si chiede di inserire nel campo "note" del form di adesione dell'Ente fiera la dicitura: "Sono a conoscenza della presenza del Padiglione Italiano organizzato dall'Agenzia-ICE. Intendo partecipare autonomamente alla fiera".
ENTI AGGREGATORI / AZIENDE COMMERCIALI
Gli Enti / Associazioni / Consorzi / Reti di impresa / Regioni potranno richiedere fino ad un massimo di nr. 08 stand (tassativamente 1 azienda per ciascuno stand). Il costo per ciascun modulo espositivo è pari a € 2.090,00 + IVA. Il numero esatto di stand richiesti dall'Ente andrà specificato in calce alla Scheda di Adesione, mentre i nomi delle aziende occupanti i singoli stand andranno comunicati via PEC, entro 10 gg. dal ricevimento della Lettera di Ammissione, all'indirizzo e-mail a foodex.japan@cert.ice.it .
Aziende con rappresentanza commerciale: potranno richiedere 1 stand (con possibilità di chiederne uno aggiuntivo, se disponibile) nel quale possono essere rappresentate massimo n.3 aziende.
Dopo la comunicazione di avvenuta ammissione dovranno fornire una LIBERATORIA per ogni azienda rappresentata, il modello da inviare tramite PEC a foodex.japan@cert.ice.it sarà fornito da Agenzia ICE.
l’invio della liberatoria deve essere effettuato tassativamente entro 10 giorni dalla ricezione della lettera di ammissione.
ATTENZIONE: Nel caso di partecipazione dell’azienda commerciale i produttori rappresentati dalle aziende commerciali non vengono considerati partecipanti e pertanto il nominativo nella postazione e nel catalogo ICE e la pubblicità si riferiscono all'azienda commerciale che ha inviato la domanda di adesione.
I consorzi o aziende commerciali che vogliano prendersi in carico il pagamento della quota di partecipazione, dovranno inviare la LETTERA DI ACCOLLO, il cui modello sarà fornito da Agenzia ICE contestualmente all'invio della lettera di ammissione, tramite PEC a foodex.japan@cert.ice.it e dovrà indicare oltre alla ragione sociale dell'azienda ammessa, anche l'iniziativa (FOODEX 2027) e i riferimenti necessari per la fatturazione.
CAUSE DI ESCLUSIONE, RINUNCE E PENALI ESCLUSIONE
Non saranno accolte le domande:
- senza timbro e firma del legale rappresentante o rappresentante dell’impresa;
- pervenute da parte di aziende morose nei confronti dell'Agenzia anche se presentate da organismi associativi;
- trasmesse in forma diversa dall’invio via PEC all'indirizzo foodex.japan@cert.ice.it ;
- incomplete degli allegati Regolamento generale a cui l’adesione è soggetta, della Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà e dell'Informativa sulla privacy, timbrati e firmati;
- ricevute prima o oltre il termine indicato.
PENALE PER RINUNCIA TARDIVA E NO SHOW
Come indicato all'art.13 del Regolamento generale Agenzia ICE, nulla è dovuto dall'azienda nel caso in cui la rinuncia viena notificata entro 10 GIORNI SOLARI, dalla data indicata nella lettera di ammissione all'iniziativa.
La rinuncia deve essere notificata via PEC all'indirizzo foodex.japan@cert.ice.it
Se la rinuncia viene notificata oltre il termine sopra indicato, l'azienda è tenuta al pagamento della penale relativamente alla/alle postazione richiesta/e dall'azienda.
Ove la postazione inizialmente assegnata all'azienda rinunciataria venga successivamente riassegnata in tempo utile ad altra azienda, l'azienda rinunciataria sarà tenuta al solo pagamento di una penale pari al 15% del costo dell'intero importo dovuto, pari a € 313,50 per ogni stand assegnato.
Nel caso in cui l’azienda non dovesse essere presente alla collettiva nei giorni della manifestazione senza aver provveduto ad inviare formale rinuncia via PEC ("no show"), resta dovuta l'intera quota di partecipazione, pari al valore dei moduli espositivi assegnati (pari a € 2.090,00 per ogni stand assegnato).
- TERMINI DI PAGAMENTO
Vi ricordiamo che il pagamento della fattura della quota di partecipazione all'iniziativa, come previsto dal Regolamento di partecipazione alle nostre iniziative, deve essere effettuato entro i termini di pagamento previsti dal documento emesso e comunque prima della realizzazione della manifestazione.
Si prega di NON procedere al pagamento della quota di partecipazione prima dell'emissione della relativa fattura.
- METODO DI PAGAMENTO
Il pagamento dovrà essere effettuato esclusivamente tramite il servizio PagoPA-ICE.
La fattura emessa sarà visibile nel cassetto fiscale SDI dell'azienda.
- VARIAZIONI DELL'INTESTAZIONE E INSERIMENTO DI DICITURE PARTICOLARI
Eventuali variazioni dell'intestazione della fattura dovranno essere comunicate contestualmente alla scheda di adesione. Per quanto concerne invece diciture per OCM, CUP o bandi, relativi alla fattura dell'iniziativa, saranno fornite istruzioni nella lettera di ammissione. In generale, previo rilascio di un'apposita autocertificazione, sarà possibile inserire una dicitura in fattura solo se l'azienda ne farà richiesta prima dell’emissione della fattura. Qualora tale dicitura venga invece specificata in seguito, l’azienda riceverà al termine dell'iniziativa una lettera di accompagnamento riportante i dati indicati. Si specifica che non sarà possibile in ogni caso effettuare variazioni per fatture già emesse.
- DICHIARAZIONE D'INTENTO
L'azienda che intenda avvalersi della facoltà di acquisire beni e servizi senza l'applicazione dell'IVA deve procedere all'invio della dichiarazione d'intento secondo le istruzioni nell'allegato dedicato entro i termini di rinuncia senza penale e, in ogni caso, prima dell'emissione della fattura.
- CAMPIONATURA
Richiamando l'art.16 del nostro Regolamento, ricordiamo che l'espositore è l'unico responsabile della composizione e dell'invio di campionature idonee al mercato di destino e all'evento promozionale. ICE-Agenzia non risponde a nessun titolo di problematiche logistiche di ingresso dovute a incompatibilità di tali campionature con normative locali, regolamenti fieristici o di disservizi tecnici causati dallo spedizioniere incaricato.
- PRENOTAZIONI
Raccomandiamo alle aziende di NON procedere a prenotazione aeree o alberghiere prima della conferma di partecipazione che sarà notificata via PEC con specifica comunicazione di ammissione ufficiale, dopo la chiusura delle iscrizioni.
