TOKYO, Giappone
PADIGLIONE NAZIONALE A FOODEX JAPAN 2026
Partecipazione collettiva a fiere
Prt. n. 080893/25 dell'11.07.2025
Modalità di adesione
Come da comunicazione sulla pagina settoriale del sito dell’ICE, a partire dal 1° novembre 2024 è attiva una nuova modalità di adesione alle iniziative di promozione del settore agroalimentare dell’Agenzia ICE.
L’adesione avverrà in due fasi distinte:
1) Pubblicazione Circolare Informativa e compilazione Scheda di Adesione: nella pagina dedicata alle iniziative ICE, cliccando sul banner della fiera e sull'apposito tasto PER ADERIRE CLICCA QUI (in alto a destra) è possibile visionare le condizioni di partecipazione, verificare e inserire i dati richiesti e compilare la domanda di adesione online. Si riceverà una e-mail noreply con la documentazione che andrà firmata digitalmente o stampata, compilata, sottoscritta e timbrata a cura del legale rappresentante o rappresentante dell’impresa e datata ove richiesto;
2) Apertura adesioni con invio della PEC: a partire dal 21 LUGLIO 2025 alle ore 09:00 fino al 4 AGOSTO 2025 sarà possibile inviare le PEC con tutta la documentazione precedentemente compilata e firmata. Tale documentazione deve essere inviata in UN UNICO FILE PDF con oggetto "FOODEX JAPAN 2026 - Ragione Sociale della Vs Azienda", esclusivamente via PEC a agroindustria@cert.ice.it entro e non oltre la scadenza del 4 AGOSTO.
ATTENZIONE: LE DOMANDE PERVENUTE PRIMA O DOPO IL PERIODO DI APERTURA DELLE ADESIONI NON SARANNO CONSIDERATE VALIDE.
Ricordiamo che la sola registrazione online non equivale a domanda di adesione o inserimento in graduatoria. L’ordine cronologico di arrivo delle domande, fino a esaurimento dei tavoli disponibili, e l’eventuale lista di attesa, saranno determinati dalla data e dall’ora di ricezione della Scheda di adesione inviata tramite PEC.
Si ricorda che i documenti che dovranno essere FIRMATI DIGITALMENTE oppure STAMPATI, TIMBRATI e FIRMATI a cura del legale rappresentante o rappresentante dell’impresa sono i seguenti:
- Modulo di partecipazione compilato;
- Regolamento generale per la partecipazione alle iniziative dell'Agenzia ICE;
- Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà.
Non sarà possibile processare domande con allegati multipli o in formati diversi dal PDF.
La partecipazione all'evento sarà confermata attraverso invio all'azienda di una LETTERA DI AMMISSIONE che sarà inviata qualche giorno dopo la data di chiusura delle iscrizioni, tramite PEC.
PARTECIPAZIONE IN FORMA AUTONOMA
È possibile esporre alla FOODEX JAPAN 2026 in forma autonoma, al di fuori del padiglione italiano presso le aree tematiche/merceologiche, dove saranno presenti i singoli espositori. Le principali aree merceologiche sono: Agricultural Food; Beverage; Chilled Food; Condiments/Seasoning; Food x AI; Processed Food; Foodex Wine; Frozen; Halal-Vegan-Kosher; Helathcare; Meat; Organic; Plant Based-Alternative Food; Publication/Consultant; Seafood; Sweets & Snacks; World Food.
La domanda di adesione va inviata direttamente all'organizzatore della fiera - JMA - tramite il form online. Tutti i dettagli per la partecipazione in forma autonoma (condizioni, costi, etc.) sono disponibili sul sito della fiera https://www.jma.or.jp/foodex/en/exhibit/index.html. Il modulo base da ca. 9 mq include: area nuda, pareti divisorie, allaccio elettrico (presa e consumo non incluso). Non sono inclusi arredi e grafica. Si precisa inoltre che nella partecipazione in forma autonoma non sono previsti i servizi e l'assistenza ICE elencati al paragrafo "Offerta ICE" della presente circolare. In caso di partecipazione in forma autonoma si chiede di inserire nel campo "note" del form di adesione dell'Ente fiera la dicitura: "Sono a conoscenza della presenza del Padiglione Italiano organizzato dall'Agenzia-ICE. Intendo partecipare autonomamente alla fiera".
ENTI AGGREGATORI / AZIENDE COMMERCIALI
Gli Enti / Associazioni / Consorzi / Reti di impresa / Regioni potranno richiedere fino ad un massimo di nr. 14 stand (tassativamente 1 azienda per ciascuno stand). Il costo per ciascun modulo espositivo è pari a € 3.150,00 + IVA. Il numero esatto di stand richiesti dall'Ente andrà specificato in calce alla Scheda di Adesione, mentre i nomi delle aziende occupanti i singoli stand andranno comunicati via PEC, entro 10 gg. dal ricevimento della Lettera di Ammissione, all'indirizzo e-mail a agroindustria@cert.ice.it.
Aziende con rappresentanza commerciale: potranno richiedere 1 stand (con possibilità di chiederne uno aggiuntivo, se disponibile) nel quale possono essere rappresentate massimo n.3 aziende.
Dovranno fornire una LIBERATORIA per ogni azienda rappresentata, da inviare tramite PEC a agroindustria@cert.ice.it L’invio della liberatoria deve essere effettuato tassativamente entro 10 giorni dalla ricezione della lettera di ammissione.
ATTENZIONE: Nel caso di partecipazione dell’azienda commerciale i produttori rappresentati dalle aziende commerciali non vengono considerati partecipanti e pertanto il nominativo nella postazione e nel catalogo ICE e la pubblicità si riferiscono all'azienda commerciale che ha inviato la domanda di adesione.
I consorzi o aziende commerciali che vogliano prendersi in carico il pagamento della quota di partecipazione, dovranno fornire la LETTERA DI ACCOLLO, da inviare tramite PEC a agroindustria@cert.ice.it, indicando oltre alla ragione sociale dell'azienda ammessa, anche l'iniziativa (FOODEX 2026) e i riferimenti necessari per la fatturazione.
Le aziende singole interessate potranno richiedere fino a nr. 2 stand. Tuttavia, al fine di favorire la massima partecipazione, la richiesta di stand aggiuntivi al primo da parte di singole imprese sarà presa in considerazione solo dopo aver assegnato i primi stand a tutte le aziende aderenti entro i termini.
CAUSE DI ESCLUSIONE, RINUNCE E PENALI
ESCLUSIONE
Non saranno accolte le domande
- senza timbro e firma del legale rappresentante o rappresentante dell’impresa;
- pervenute da parte di aziende morose nei confronti dell'Agenzia anche se presentate da organismi associativi;
- trasmesse in forma diversa dall’invio via PEC (agroindustria@cert.ice.it);
- incomplete degli allegati Regolamento generale a cui l’adesione è soggetta, della Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà e dell'Informativa sulla privacy, timbrati e firmati;
- ricevute oltre il termine indicato.
PENALE PER RINUNCIA TARDIVA E NO SHOW
In deroga all'art.13 del Regolamento per motivi organizzativi, in caso di rinuncia notificata all’ICE via PEC all'indirizzo agroindustria@cert.ice.it entro 5 giorni dalla data in cui è stata comunicata l'ammissione all’iniziativa, nulla è dovuto dall'azienda. Superato tale termine, l'azienda è tenuta al pagamento della penale relativamente alle postazioni richieste che sarà calcolata sul costo effettivo delle stesse (pari a € 3150,00).
Ove le postazioni inizialmente assegnate all'azienda rinunciataria vengano successivamente riassegnate in tempo utile ad altra azienda, l'azienda rinunciataria sarà tenuta al solo pagamento di una penale pari al 15% del costo delle stesse (pari a € 472,50).
Nel caso in cui l’azienda non dovesse essere presente alla collettiva nei giorni della manifestazione senza aver provveduto ad inviare formale rinuncia via PEC ("no show"), resta dovuta l'intera quota di partecipazione, pari al valore dei moduli espositivi assegnati (pari a € 3150,00).
● TERMINI DI PAGAMENTO
Vi ricordiamo che il pagamento della fattura della quota di partecipazione all'iniziativa, come previsto dal Regolamento di partecipazione alle nostre iniziative, deve essere effettuato entro i termini di pagamento previsti dal documento emesso e comunque prima della realizzazione della manifestazione.
Si prega di NON procedere al pagamento della quota di partecipazione prima dell'emissione della relativa fattura.
● METODO DI PAGAMENTO
Il pagamento dovrà essere effettuato esclusivamente tramite il servizio PagoPA-ICE. La fattura emessa sarà visibile nel cassetto fiscale SDI dell'azienda.
● VARIAZIONI DELL'INTESTAZIONE E INSERIMENTO DI DICITURE PARTICOLARI
Eventuali variazioni dell'intestazione della fattura dovranno essere comunicate contestualmente alla scheda di adesione. Per quanto concerne invece diciture per OCM, CUP o bandi, relativi alla fattura dell'iniziativa, saranno fornite istruzioni nella lettera di ammissione. In generale, previo rilascio di un'apposita autocertificazione, sarà possibile inserire una dicitura in fattura solo se l'azienda ne farà richiesta prima dell’emissione della fattura. Qualora tale dicitura venga invece specificata in seguito, l’azienda riceverà al termine dell'iniziativa una lettera di accompagnamento riportante i dati indicati. Si specifica che non sarà possibile in ogni caso effettuare variazioni per fatture già emesse.
● DICHIARAZIONE D'INTENTO
L'azienda che intenda avvalersi della facoltà di acquisire beni e servizi senza l'applicazione dell'IVA deve procedere all'invio della dichiarazione d'intento secondo le istruzioni nell'allegato dedicato entro i termini di rinuncia senza penale e, in ogni caso, prima dell'emissione della fattura.
● CAMPIONATURA
Richiamando l'art.16 del nostro Regolamento, ricordiamo che l'espositore è l'unico responsabile della composizione e dell'invio di campionature idonee al mercato di destino e all'evento promozionale. ICE-Agenzia non risponde a nessun titolo di problematiche logistiche di ingresso dovute a incompatibilità di tali campionature con normative locali, regolamenti fieristici o di disservizi tecnici causati dallo spedizioniere incaricato.
● PRENOTAZIONI
Raccomandiamo alle aziende di NON procedere a prenotazione aeree o alberghiere prima della conferma di partecipazione che sarà notificata via PEC con specifica comunicazione di ammissione ufficiale, dopo la chiusura delle iscrizioni.
